1. Speicherung von Daten
Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein dessen Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Alter,
Telefonnummer, E-Mailadresse und Bankverbindung auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System vom Geschäftsführer gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen werden grundsätzlich nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.
2. Weitergabe der Daten an den Landessportbund und den Westfälischen Tennisverband
Als Mitglied des Westfälischen Tennisverbandes e. V. und des Landessportbundes ist der Verein verpflichtet, die Anzahl seiner Mitglieder nach Altersgruppen strukturiert zu melden. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z. B. Vorstandsmitgliedern) geben wir Name, Vorname, Adresse mit Telefonnummer und E-Mailadresse sowie die Funktion im Verein bekannt. Im Rahmen von Turnieren und Mannschaftsspielen meldet der Verein Ergebnisse, Platzierungen mit Name und Vorname, Mannschaft, Geschlecht, Geburtsjahr und greift dabei auf Daten aus dem Wettkampfportal „nuliga“ des Westfälischen Tennisverbandes zurück.
3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Fotoveröffentlichungen
Der TC Emspark Wiedenbrück e. V. informiert die Tagespresse (Neue Westfälische, Die Glocke, Westfalenblatt) und das Stadtgespräch über Turnierergebnisse und besondere Ereignisse (z. B. die Mitgliederversammlung). Solche Informationen werden darüber hinaus auf der Internet-Seite www.tc-emspark-wiedenbrueck.de und/oder auf der facebook-Seite des Vereins veröffentlicht. Dieses gilt auch für Fotoveröffentlichungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Zeitungsartikeln, Berichten und Veröffentlichungen auf den Internetseiten sowie auf der facebook-Seite des Vereins. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten und/oder Fotos des Mitgliedes werden von der Homepage und oder der facebook-Seite des Vereins entfernt. Der Verein ist ausschließlich für den Inhalt seiner eigenen Internetseiten verantwortlich. Es besteht und ergibt sich kein Haftungsanspruch gegenüber dem TC Emspark Wiedenbrück e. V: für Art und Form der Nutzung seiner Internetseite, z.B. für das Herunterladen von Bildern und deren anschließender Nutzung durch Dritte.
4. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder und Kooperationspartner
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere und deren Ergebnisse, Feiern und die Organisation des Gemeinschaftsdienstes per Aushang am Clubhaus bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung per Aushang am Clubhaus. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder im Verein ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
5. Austritt aus dem Verein
Beim Austritt aus dem Verein werden grundsätzlich alle personenbezogenen Daten gelöscht. Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt.